¿Cómo se negocia por correo electrónico?

Según Adobe Estudio sobre el uso del correo electrónico 2019, El estadounidense medio dedica más de un tercio de su jornada laboral a la bandeja de entrada de su correo electrónico.

Por supuesto, muchas de estas horas se dedican a negociaciones, aunque estas actividades de negociación sean breves y tengan lugar por ambas partes.

Y eso plantea una cuestión interesante:

¿Son eficaces las negociaciones por correo electrónico? Y, si lo son... ¿no podría ahorrarse un montón de gastos de viaje aprovechando el hábito ya arraigado del correo electrónico?

¿Es posible que las negociaciones por correo electrónico sean incluso más eficaces que cara a cara?

Hablemos de ello.

El inconveniente de negociar por correo electrónico

Aunque no cabe duda de que las negociaciones por correo electrónico ahorrarían tiempo y dinero a los negociadores, hay obstáculos que superar.

Los correos electrónicos tienden a ser más agresivos e interesados. La gente tiene menor sentido de la obligación social en las interacciones por correo electrónico y el humor se erosiona o se malinterpreta. El correo electrónico no requiere rituales de cortesía (el discursito que precede a las negociaciones cara a cara), y esto allana el camino a una menor confianza.

El fenómeno del "sesgo de fuego" hace que los comentarios y observaciones incendiarias sean ocho veces más probables en los correos electrónicos que en las interacciones cara a cara.

Otros sesgos Negociaciones por correo electrónicoEsto incluye el siniestro sesgo de atribución: la tendencia de los comunicadores electrónicos a atribuir malas intenciones a personas que no conocen. Los negociadores por correo electrónico son es más probable que sospeche que la otra parte mienteaunque no haya base fáctica,

El anonimato visual y la distancia reducen la probabilidad de negociar la lealtad (norma de continuación), lo que hace más probable que los negociadores abandonen la negociación en curso. Esto significa que las negociaciones por correo electrónico tienen una mayor incidencia de estancamiento.

Somos menos capaces de transmitir nuestras emociones por correo electrónico de lo que pensamos. Un estudio demostró Dos codificadores de datos entrenados, que estudiaron de forma independiente las mismas transcripciones de las negociaciones por correo electrónico, coincidieron en las emociones (empatía, vergüenza, ira, interés y desprecio) que los participantes expresaron sólo alrededor del 22% de las veces.

Las personas son más propensos a mentir por correo electrónico que con lápiz y papel. Esto parece especialmente extraño, ya que los documentos digitales pueden estar incluso más disponibles para su recuperación que los documentos en papel; sin embargo, la gente se siente moralmente desconectada.

Para los negociadores ocupados, es mucho más fácil ignorar un correo electrónico que retirarse cuando se les aborda personalmente. Es más, el tiempo que se tarda en completar una tarea es mayor en los correos electrónicos que en las interacciones cara a cara, probablemente porque la gente habla mucho más rápido de lo que escribe.

En general, la investigación nos dice que las negociaciones por correo electrónico son obstaculizada por Menos comentarios, menos señales sociales, correos electrónicos excesivamente largos y tendencia al enfado.

Sin embargo, nada de esto significa que nunca deba considerarse la posibilidad de negociar por correo electrónico. De hecho, negociar por correo electrónico puede tener sus ventajas.

Equiparación de estatus y otras ventajas de la negociación por correo electrónico

Existe una "otra cara de la moneda" sobre las negociaciones por correo electrónico. Aunque los estudios anteriores parecen nefastos, hay otros que ofrecen esperanza.

He aquí algunas de ellas:

Se invitó a los negociadores que nunca se habían visto a recibir una breve llamada telefónica. schmoozing antes de empezar a negociar únicamente por correo electrónico. El simple hecho de discutir e intercambiar información no relacionada con la tarea en cuestión (tenían prohibido hablar de negociación) creó una buena relación. Las actitudes cambiaron. Los negociadores eran menos competitivos y más cooperativos. Se desarrolló la confianza y se consiguieron mayores beneficios conjuntos.

En primer lugar, y en segundo lugar, una llamada telefónica previa al intercambio puede aumentar el agrado y la relación, lo que se traduce en en negocios más rentables.

Entonces considera que sólo un discurso en reuniones de grupos reducidos:

• En un grupo de cuatro personas, dos de los miembros hablan 62% o más del tiempo.
• En un grupo de seis personas, tres hablan 70% o más del tiempo.
• En un grupo de ocho personas, tres hablan 70% o más del tiempo.

Cuando los grupos se reúnen cara a cara, los hombres tienen cinco veces más probabilidades que las mujeres de hacer una propuesta inicial de decisión. Cuando estos mismos grupos se comunican por mensaje, las mujeres hacen la primera propuesta tan a menudo como los hombres.

En las reuniones cara a cara, el líder de la mesa habla más, incluso cuando El orden de los escaños es arbitrario. El Estado predice la dominación. Las personas de mayor nivel tienden a hablar más: los directivos hablan más que sus subordinados y los hombres más que las mujeres. En general, la cantidad de compromiso será menor en los mensajes que en la comunicación cara a cara, pero las contribuciones de los miembros serán más de lo mismo.

En el comercio electrónico faltan las señales tradicionales de estatus, lo que significa que las personas dinámicas y carismáticas tienen menos impacto. Las diferencias de poder y estatus se minimizan. No hay señales de estatus como la ropa, los gestos, la edad o el sexo. La ausencia de estas señales lleva a la gente a responder más abiertamente y con menos vacilaciones. Es menos probable que la gente se ajuste a las normas sociales cuando interactúa virtualmente. ¿Puede ver cómo el comercio electrónico puede actuar como un elemento igualador?

Así que si estás en una posición de poder y estatus, es mejor que negocies cara a cara porque la otra parte no puede contraargumentar tan eficazmente como ellos.

Cuando negocian personas con distintos niveles de poder (como en el caso de un jefe y un subordinado), la negociación por correo electrónico puede minimizar su conciencia de desequilibrio de poder y promover resultados más justos. Los que tradicionalmente ocupan posiciones débiles ser más poderoso por correo electrónico.

Las 10 mejores negociaciones por correo electrónico

Teniéndolos todos en cuenta, aquí tienes una lista de control de 10 puntos que puedes utilizar en tu próxima negociación por correo electrónico:

1. Pide a los negociadores que se reúnan en persona para establecer una buena relación y generar confianza. Esto puede hacerse en directo o por videoconferencia.
2. Antes de enviar un correo electrónico, léelo en voz alta en el tono más negativo. ¿Transmite realmente lo que quieres decir y cómo quieres decirlo? En caso de duda, guarda el e-mail como borrador y reconsidéralo antes de enviarlo.
3. Chat antes de negociar Incluso un discurso breve y sin relación entre sí puede conducir a un acuerdo. Hablar brevemente de intereses y aficiones puede cambiar el tono de toda la conversación.
4. Nunca envíes un correo electrónico cuando estés enfadado (o borracho...). Guardar un borrador (para reconsiderarlo cuando te hayas calmado o estés sobrio) puede salvarte el culo.
5. Cuéntele a la otra persona algo sobre usted que no esté relacionado con los negocios. Por ejemplo, puedes aportar un contexto relacionado con tu entorno: "Me gusta cómo se calma la oficina después de las cinco".
6. Empezar con humor. Las transacciones por correo electrónico que contienen humor tienden a generar mayores niveles de confianza y satisfacción, mayores ingresos conjuntos y mayores ingresos individuales.
7. Explica explícitamente tus emociones: "Estoy deseando que progresemos.
8. Comprueba regularmente con tus interlocutores cómo se sienten: "Tengo la sensación de que mi última propuesta te molestó. ¿Es cierto?".
9. Reúnase en persona o coja el teléfono de vez en cuando para un chequeo emocional, siempre que sea posible. Esta pequeña acción puede proporcionar un rendimiento exponencial en la eficacia de las negociaciones.
10. Haga preguntas para mostrar su interés y preocupación. Sin embargo, no todas las preguntas tienen que ver con el asunto en cuestión. Si sabes que la pareja de la otra persona se ha enfrentado recientemente a un cáncer, por ejemplo, hablar un poco de un incidente similar en tu propia familia puede crear un vínculo o un puente hacia una comprensión más profunda.

Asegúrese de que las negociaciones por correo electrónico forman parte de su caja de herramientas de negociación estratégica

Las negociaciones por correo electrónico pueden ofrecer una serie de ventajas. Son más cómodas y ahorran más tiempo que las conversaciones cara a cara o incluso por teléfono. Especialmente en casos complejos, las negociaciones por correo electrónico pueden ser muy precisas, y no se puede ceder demasiado... ¡sobre todo si se trata de una contraparte experimentada!

Considera los estudios que ponen de relieve los posibles problemas de las negociaciones por correo electrónico, pero ten más en cuenta antes de decidir descartar el correo electrónico como posible herramienta. Considere las cuestiones de poder y estatus, repase los 10 consejos enumerados más arriba y tome su decisión en consecuencia. Hay momentos en los que el correo electrónico es preferible a otras formas de negociación. Conozca esos momentos y aprovéchelos.