Come si fa a negoziare via e-mail?

Secondo Adobe Studio sull'utilizzo delle e-mail nel 2019, L'americano medio trascorre più di un terzo della giornata di un impiegato nella propria casella di posta elettronica.

Naturalmente, molte di queste ore sono dedicate alle trattative, anche se queste attività di negoziazione sono brevi e si svolgono da entrambe le parti.

E questo solleva una domanda interessante:

Le trattative via e-mail sono efficaci? E se lo sono... non potreste risparmiarvi un sacco di spese di viaggio sfruttando l'abitudine già radicata della messaggistica?

È possibile che le trattative via e-mail siano ancora più efficaci di quelle faccia a faccia?

Parliamone.

Lo svantaggio della negoziazione via e-mail

Sebbene sia indubbio che le trattative via e-mail farebbero risparmiare tempo e denaro ai negoziatori, ci sono degli ostacoli da superare.

Le e-mail tendono a essere più aggressive e auto-assolutorie. Le persone hanno ridotto senso di obbligo sociale nelle interazioni via e-mail e l'umorismo viene eroso o mal interpretato. La posta elettronica non richiede rituali di cortesia (i discorsi che precedono le trattative faccia a faccia), e questo apre la strada a una minore fiducia.

Il fenomeno del "fire bias" rende i commenti e le osservazioni infiammatorie otto volte più probabili nelle e-mail che nelle interazioni faccia a faccia.

Altri pregiudizi Negoziati via e-mailQuesto include il sinistro bias di attribuzione: la tendenza dei comunicatori elettronici ad attribuire cattive intenzioni a persone che non conoscono. I negoziatori via e-mail sono è più probabile che si sospetti che l'interlocutore stia mentendoanche se non c'è una base fattuale,

L'anonimato visivo e la distanza riducono la probabilità di negoziare la fedeltà (regola della continuazione), rendendo più probabile che i negoziatori abbandonino la trattativa in corso. Ciò significa che i negoziati via e-mail hanno una maggiore incidenza di stallo.

Siamo meno capaci di trasmettere le nostre emozioni via e-mail di quanto pensiamo. Uno studio ha mostrato Due codificatori addestrati, che hanno studiato in modo indipendente le stesse trascrizioni delle trattative via e-mail, hanno concordato sulle emozioni (empatia, vergogna, rabbia, interesse e disprezzo) che i partecipanti hanno espresso solo circa 22% del tempo.

Le persone sono più propensi a mentire per posta elettronica che con carta e penna. Questo sembra particolarmente strano, dato che i documenti digitali possono essere ancora più disponibili per il recupero rispetto a quelli cartacei; tuttavia, le persone si sentono moralmente scollegate.

Per i negoziatori impegnati è molto più facile ignorare un'e-mail che ritirarsi quando ci si rivolge personalmente. Inoltre, il tempo necessario per completare un compito è più lungo nelle e-mail che nelle interazioni faccia a faccia, probabilmente perché le persone parlano molto più velocemente di quanto scrivano.

Nel complesso, la ricerca ci dice che le trattative via e-mail sono ostacolato da Meno commenti, segnali sociali sminuiti, e-mail troppo lunghe e tendenza alla rabbia.

Tuttavia, ciò non significa che le trattative via e-mail non debbano mai essere prese in considerazione. Infatti, la negoziazione via e-mail presenta dei potenziali vantaggi.

Equiparazione dello status e altri vantaggi dei negoziati via e-mail

Esiste un "altro lato della medaglia" delle negoziazioni via e-mail. Mentre gli studi precedenti sembrano disastrosi, ce ne sono altri che offrono speranza.

Eccone solo alcuni:

I negoziatori che non si erano mai incontrati sono stati invitati a ricevere una breve telefonata. scambiare opinioni prima di iniziare a negoziare esclusivamente via e-mail. Il semplice fatto di discutere e scambiare informazioni non correlate al compito in corso (era vietato parlare di negoziazione) ha creato un buon rapporto. Gli atteggiamenti sono cambiati. I negoziatori erano meno competitivi e più collaborativi. Si è sviluppata la fiducia e sono stati raggiunti maggiori guadagni comuni.

In primo luogo, e in secondo luogo, una telefonata di pre-scambio può aumentare il gradimento e la relazione, con conseguente in attività più redditizie.

Si consideri poi che solo un discorso in riunioni di piccolo gruppo:

• In un gruppo di quattro persone, due dei membri parlano almeno 62% del tempo.
• In un gruppo di sei persone, tre parlano almeno 70% del tempo.
• In un gruppo di otto persone, tre parlano 70% o più del tempo.

Quando i gruppi si incontrano faccia a faccia, gli uomini hanno cinque volte più probabilità delle donne di fare una proposta iniziale per una decisione. Quando questi stessi gruppi comunicano per messaggio, le donne fanno la prima proposta con la stessa frequenza degli uomini.

Nelle riunioni faccia a faccia, il capotavola parla di più, anche quando L'ordine dei posti è arbitrario. Lo Stato prevede il dominio. Le persone di livello superiore tendono a parlare di più: i dirigenti parlano più dei loro subordinati e gli uomini parlano più delle donne. In generale, la quantità di impegno sarà minore nei messaggi rispetto alla comunicazione faccia a faccia, ma i contributi dei membri saranno più numerosi. più dello stesso.

Nell'e-commerce mancano gli spunti di status tradizionali, il che significa che le persone dinamiche e carismatiche hanno un impatto minore. Le differenze di potere e di status sono ridotte al minimo. Sono assenti i segnali di status come l'abbigliamento, i modi di fare, l'età e il sesso. L'assenza di questi segnali porta le persone a rispondere più apertamente e con meno esitazioni. Le persone sono meno propense a conformarsi alle norme sociali quando interagiscono virtualmente. Riuscite a capire come il commercio elettronico possa agire come un fattore di parità?

Quindi, se si è in una posizione di potere e di status, è meglio negoziare faccia a faccia perché la controparte non può controbattere con la stessa efficacia.

Quando a negoziare sono persone con diversi livelli di potere (come nel caso di un capo e di un subordinato), la negoziazione via e-mail può ridurre al minimo la consapevolezza dello squilibrio di potere e promuovere risultati più equi. Chi si trova in posizioni tradizionalmente deboli diventare più potenti via e-mail.

La top 10 delle trattative di successo via e-mail

Tenendo conto di tutti questi elementi, ecco una lista di controllo in 10 punti da utilizzare per la prossima trattativa via e-mail:

1. Chiedete ai negoziatori di incontrarsi di persona per stabilire un buon rapporto e creare fiducia. Questo può avvenire dal vivo o in videoconferenza.
2. Prima di inviare un'e-mail, rileggetela ad alta voce con il tono più negativo possibile. Trasmette davvero quello che volete dire e come lo volete dire? In caso di dubbio, salvate l'e-mail come bozza e riconsideratela prima di inviarla.
3. Chat prima di negoziare Anche un breve discorso non correlato può portare a un accordo. Parlare brevemente di interessi e hobby può cambiare il tono dell'intera conversazione.
4. Non inviate mai un'e-mail quando siete arrabbiati (o ubriachi...). Conservare una gomma da cancellare (da riconsiderare quando ci si è calmati o si è smaltita la sbornia) può salvare il culo.
5. Raccontate all'interlocutore qualcosa di voi che non sia legato al lavoro. Ad esempio, potete fornire un contesto relativo al vostro ambiente: "Mi piace il modo in cui l'ufficio si calma dopo le cinque".
6. Iniziare con l'umorismo. Le transazioni via e-mail che contengono umorismo tendono a portare a livelli più elevati di fiducia e soddisfazione, a redditi congiunti e individuali più elevati.
7. Spiegate esplicitamente le vostre emozioni: "Non vedo l'ora di vedere i nostri progressi.
8. Verificate regolarmente con le vostre controparti come si sentono: "Ho la sensazione che la mia ultima proposta vi abbia turbato. È vero?".
9. Se possibile, incontratevi di persona o prendete il telefono di tanto in tanto per un check-up emotivo. Questa piccola azione può dare un ritorno esponenziale all'efficacia delle trattative.
10. Porre domande dimostra il vostro interesse e la vostra preoccupazione. Tuttavia, non credo che tutte le domande abbiano a che fare con l'attività in questione. Se sapete che il partner dell'altra persona ha affrontato di recente un cancro, ad esempio, parlare un po' di un episodio simile nella vostra famiglia può creare un legame o un ponte verso una comprensione più profonda.

Assicuratevi che le trattative via e-mail facciano parte della vostra cassetta degli attrezzi per le trattative strategiche.

Le trattative via e-mail possono offrire una serie di vantaggi. Sono più comode e risparmiano tempo rispetto alle conversazioni faccia a faccia o addirittura al telefono. Soprattutto nelle trattative complesse, le trattative via e-mail possono essere molto precise e non si svela troppo... soprattutto se si tratta di una controparte esperta!

Considerate gli studi che evidenziano i potenziali problemi delle trattative via e-mail, ma tenetene conto prima di decidere di escludere l'e-mail come strumento potenziale. Considerate le questioni di potere e di status, rivedete i 10 consigli elencati sopra e prendete la vostra decisione di conseguenza. Ci sono momenti in cui l'e-mail è preferibile ad altre forme di negoziazione. Imparate a conoscere questi momenti e approfittatene.