Che cos'è la negoziazione? - Introduzione alla negoziazione

La negoziazione è un metodo con cui le persone risolvono le differenze. È un processo che consente di raggiungere un compromesso o un accordo evitando discussioni e controversie.

In caso di disaccordo, è comprensibile che si cerchi di ottenere il miglior risultato possibile per la propria posizione (o magari per l'organizzazione che si rappresenta). Tuttavia, i principi di equità, ricerca del vantaggio reciproco e mantenimento della relazione sono la chiave per un risultato positivo.

Forme specifiche di negoziazione sono utilizzate in molte situazioni: affari internazionali, sistema legale, governo, controversie di lavoro o relazioni domestiche, per esempio. Tuttavia, le abilità di negoziazione generali possono essere acquisite e applicate in un'ampia gamma di attività. Le abilità di negoziazione possono essere molto utili per risolvere le differenze che sorgono tra voi e gli altri.

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Fasi di negoziazione

Per ottenere un risultato auspicabile, può essere utile seguire un approccio strutturato alla negoziazione. Ad esempio, in una situazione di lavoro, può essere necessario organizzare una riunione in cui tutte le parti interessate possano riunirsi.

Il processo di negoziazione comprende le seguenti fasi:

1. preparazione
2. Discussione
3. Chiarimento degli obiettivi
4. Negoziare per ottenere un risultato vantaggioso per tutti
5. Accordo
6. Attuazione di un piano d'azione.

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1. Preparazione

Prima di avviare qualsiasi trattativa, è necessario decidere quando e dove tenere una riunione per discutere il problema e chi vi parteciperà. Anche la fissazione di un limite di tempo può essere utile per evitare che il disaccordo persista.

Questa fase consiste nell'assicurarsi di conoscere tutti i fatti rilevanti della situazione per chiarire la propria posizione. Nell'esempio di lavoro di cui sopra, ciò include la conoscenza delle "regole" della vostra organizzazione, di chi riceve aiuto, di quando l'aiuto non è considerato appropriato e delle ragioni del rifiuto. La vostra organizzazione potrebbe avere delle politiche a cui fare riferimento per preparare la negoziazione.

Prepararsi prima di discutere il disaccordo aiuterà a evitare ulteriori conflitti e perdite di tempo inutili durante la riunione.

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2. Discussione

In questa fase, gli individui o i membri di ciascuna parte presentano il caso come lo vedono, cioè la loro interpretazione della situazione.

Le competenze chiave in questa fase includono interrogazione, ascolto e chiarire.

A volte è utile prendere appunti durante la fase di discussione per registrare tutti i punti sollevati in caso di necessità di chiarimenti. È estremamente importante ascoltare, perché in caso di disaccordo è facile commettere l'errore di dire troppo e ascoltare poco. Ogni parte deve avere la stessa opportunità di presentare il proprio caso.

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3. Chiarire gli obiettivi

Dalla discussione devono essere chiariti gli obiettivi, gli interessi e i punti di vista di entrambe le parti in disaccordo.

È utile elencare questi fattori in ordine di priorità. Con questo chiarimento, spesso è possibile identificare o stabilire un terreno comune. Il chiarimento è una parte essenziale del processo negoziale, senza il quale è probabile che si verifichino malintesi che possono causare problemi e ostacoli al raggiungimento di un risultato vantaggioso.

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4. Negoziare per ottenere un risultato vantaggioso per tutti

Questa fase si concentra sul cosiddetto risultato "win-win", in cui entrambe le parti sentono di aver ottenuto qualcosa di positivo dal processo di negoziazione ed entrambe le parti sentono che il loro punto di vista è stato preso in considerazione.

Un risultato vantaggioso per tutti è generalmente il migliore. Anche se questo non è sempre possibile, attraverso la negoziazione dovrebbe essere l'obiettivo finale.

In questa fase si dovrebbero prendere in considerazione suggerimenti per strategie e impegni alternativi. Gli impegni sono spesso alternative positive che possono portare maggiori benefici a tutte le parti coinvolte rispetto al mantenimento delle posizioni iniziali.

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5. Accordo

Un accordo può essere raggiunto una volta compresi i punti di vista e gli interessi di entrambe le parti.

È essenziale che tutte le parti coinvolte mantengano una mentalità aperta per raggiungere una soluzione accettabile. Qualsiasi accordo deve essere perfettamente chiaro, in modo che entrambe le parti sappiano cosa è stato deciso.

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6. Attuazione di un piano d'azione

Dopo l'accordo, è necessario attuare una linea d'azione per eseguire la decisione.

Vedere le nostre pagine: Pensiero strategico e Piano d'azione per maggiori informazioni.

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Violazione del contratto

Se il processo di negoziazione viene interrotto e non si riesce a raggiungere un accordo, è necessario fissare un nuovo incontro. In questo modo si evita che tutte le parti siano trascinate in discussioni o litigi accesi, che non solo fanno perdere tempo, ma possono anche danneggiare le relazioni future.

Nel corso dell'incontro successivo, le fasi di negoziazione devono essere ripetute. Si dovrà tenere conto di eventuali nuove idee o interessi e riesaminare la situazione. In questa fase può essere utile cercare altre soluzioni alternative e/o coinvolgere un'altra persona nella mediazione.

Vedi la nostra pagina in Capacità di mediazione per maggiori informazioni.

Negoziazione informale

A volte è necessario negoziare in modo più informale. In questi casi, quando sorge una divergenza di opinioni, può non essere possibile o opportuno passare attraverso le fasi formalmente stabilite.

Tuttavia, ricordare i punti chiave delle fasi di negoziazione formale può essere molto utile in varie situazioni informali.

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In ogni trattativa, i tre elementi seguenti sono importanti e possono influenzare il risultato finale:

1. Atteggiamenti
2. Conoscenza
3. Competenze personali

Atteggiamenti

Tutte le trattative sono fortemente influenzate dagli atteggiamenti alla base del processo stesso, ad esempio gli atteggiamenti nei confronti delle questioni e delle personalità coinvolte nel caso specifico, o gli atteggiamenti legati alla necessità di un riconoscimento personale.

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Conoscenza

Più si conoscono le questioni in questione, più si può partecipare al processo di negoziazione. In altre parole, una buona preparazione è essenziale.

Fate i compiti a casa e raccogliete quante più informazioni possibili sui problemi.

Inoltre, è necessario comprendere il modo in cui le questioni vengono negoziate, poiché la negoziazione richiederà metodi diversi in situazioni diverse.

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