Como é que negoceio por correio eletrónico?

De acordo com a Adobe Estudo de utilização do correio eletrónico 2019, O americano médio passa mais de um terço do dia de um trabalhador de escritório na sua caixa de correio eletrónico.

É claro que muitas destas horas são dedicadas a negociações, mesmo que estas actividades de negociação sejam breves e tenham lugar em ambos os lados.

E isso levanta uma questão interessante:

As negociações por correio eletrónico são eficazes? E, se forem... não poderia poupar uma tonelada de despesas de viagem tirando partido do hábito já enraizado do correio eletrónico?

É possível que as negociações por correio eletrónico sejam ainda mais eficazes do que as negociações presenciais?

Vamos falar sobre isso.

A desvantagem de negociar por correio eletrónico

Embora não haja dúvidas de que as negociações por correio eletrónico poupariam tempo e dinheiro aos negociadores, há obstáculos a ultrapassar.

As mensagens de correio eletrónico tendem a ser mais agressivas e egoístas. As pessoas têm reduzido sentido de obrigação social nas interacções por correio eletrónico e o humor é corroído ou mal interpretado. O correio eletrónico não exige rituais de cortesia (o pequeno discurso que precede as negociações face a face), o que abre caminho a uma menor confiança.

O fenómeno do "viés do fogo" torna os comentários e observações inflamatórias oito vezes mais prováveis nas mensagens de correio eletrónico do que nas interacções face a face.

Outros preconceitos Negociações por correio eletrónicoIsto inclui o sinistro viés de atribuição: a tendência dos comunicadores electrónicos para atribuírem más intenções a pessoas que não conhecem. Os negociadores por correio eletrónico são é mais provável que suspeite que a outra parte está a mentirmesmo que não exista uma base factual,

O anonimato visual e a distância reduzem a probabilidade de negociar a lealdade (regra de continuação), tornando mais provável que os negociadores abandonem a negociação em curso. Isto significa que as negociações por correio eletrónico têm uma maior incidência de impasse.

Somos menos capazes de transmitir as nossas emoções por correio eletrónico do que pensamos. Um estudo mostrou Dois codificadores de dados treinados, que estudaram independentemente as mesmas transcrições das negociações por correio eletrónico, concordaram com as emoções (empatia, vergonha, raiva, interesse e desprezo) que os participantes expressaram apenas cerca de 22% do tempo.

As pessoas são mais susceptíveis de mentir por correio eletrónico do que com papel e caneta. Isto parece particularmente estranho, uma vez que os documentos digitais podem estar ainda mais disponíveis para recuperação do que os documentos em papel; no entanto, as pessoas sentem-se moralmente desligadas.

Para os negociadores ocupados, é muito mais fácil ignorar uma mensagem de correio eletrónico do que retirar-se quando abordados pessoalmente. Além disso, o tempo necessário para concluir uma tarefa é mais longo nas mensagens de correio eletrónico do que nas interacções face a face, provavelmente porque as pessoas falam muito mais depressa do que escrevem.

De um modo geral, a investigação diz-nos que as negociações por correio eletrónico são prejudicado por Menos comentários, sinais sociais menosprezados, mensagens de correio eletrónico excessivamente longas e uma tendência para a raiva.

No entanto, nada disto significa que as negociações por correio eletrónico nunca devam ser consideradas. Porque, de facto, há potenciais vantagens em negociar por correio eletrónico.

Equiparação de estatutos e outras vantagens das negociações por correio eletrónico

Existe uma visão "do outro lado da moeda" das negociações por correio eletrónico. Embora os estudos anteriores pareçam terríveis, há outros que oferecem esperança.

Eis apenas alguns deles:

Os negociadores que nunca se tinham encontrado foram convidados a receber uma breve chamada telefónica. conversa fiada antes de começarem a negociar exclusivamente por correio eletrónico. O simples facto de discutirem e trocarem informações não relacionadas com a tarefa em questão (estavam proibidos de falar sobre negociação) criou uma boa relação. As atitudes mudaram. Os negociadores tornaram-se menos competitivos e mais cooperantes. Desenvolveu-se a confiança e obtiveram-se maiores ganhos conjuntos.

Em primeiro lugar, e em segundo lugar, uma chamada telefónica antes da troca pode aumentar o gosto e a relação, resultando em em actividades mais rentáveis.

Então, considere que apenas um discurso em reuniões de pequenos grupos:

• Num grupo de quatro pessoas, dois dos membros falam 62% ou mais do tempo.
• Num grupo de seis pessoas, três falam 70% ou mais do que isso.
• Num grupo de oito pessoas, três falam 70% ou mais vezes.

Quando os grupos se reúnem cara a cara, os homens têm cinco vezes mais probabilidades do que as mulheres de fazer uma proposta inicial de decisão. Quando estes mesmos grupos comunicam por mensagem, as mulheres fazem a primeira proposta tão frequentemente como os homens.

Nas reuniões presenciais, o líder da mesa fala mais, mesmo quando A ordem dos lugares é arbitrária. O Estado prevê a dominação. As pessoas de um nível superior tendem a falar mais: os directores falam mais do que os seus subordinados e os homens falam mais do que as mulheres. Em geral, o grau de envolvimento será menor nas mensagens do que na comunicação presencial, mas as contribuições dos membros serão mais do mesmo.

Os sinais tradicionais de estatuto não existem no comércio eletrónico, o que significa que as pessoas dinâmicas e carismáticas têm menos impacto. As diferenças de poder e de estatuto são minimizadas. Os sinais de estatuto, como o vestuário, os maneirismos, a idade e o género, estão ausentes. A ausência destes sinais leva as pessoas a responderem mais abertamente e com menos hesitação. É menos provável que as pessoas se conformem com as normas sociais quando interagem virtualmente. Consegue ver como o comércio eletrónico pode funcionar como um fator de igualdade?

Assim, se estiver numa posição de poder e estatuto, é melhor negociar cara a cara, porque a outra parte não pode contra-argumentar tão eficazmente como ela.

Quando pessoas com diferentes níveis de poder estão a negociar (como no caso de um chefe e um subordinado), a negociação por correio eletrónico pode minimizar a consciência de um desequilíbrio de poder e promover resultados mais justos. Pessoas em posições tradicionalmente fracas tornar-se mais poderoso por correio eletrónico.

As 10 negociações por correio eletrónico mais bem sucedidas

Tendo todos estes aspectos em consideração, eis uma lista de verificação de 10 pontos que pode utilizar na sua próxima negociação por correio eletrónico:

1. Peça aos negociadores que se reúnam pessoalmente para estabelecer uma boa relação e criar confiança. Esta reunião pode ser efectuada em direto ou por videoconferência.
2. Antes de enviar uma mensagem de correio eletrónico, leia-a em voz alta no tom mais negativo possível. Será que transmite realmente o que quer dizer e como o quer dizer? Em caso de dúvida, guarde a mensagem de correio eletrónico como rascunho e reconsidere-a antes de a enviar.
3. Conversa Antes de negociar Mesmo um discurso curto e sem nexo pode levar a um acordo. Falar brevemente sobre interesses e passatempos pode mudar o tom de toda a conversa.
4. Nunca enviar um e-mail quando se está zangado (ou bêbado...). Guardar uma borracha (para reconsiderar quando estiver mais calmo ou sóbrio) pode salvar-lhe o coiro.
5. Diga à outra pessoa algo sobre si que não esteja relacionado com o trabalho. Por exemplo, pode fornecer um contexto relacionado com o seu ambiente: "Gosto da forma como o escritório se acalma depois das cinco horas".
6. Começar com humor. As transacções por correio eletrónico que contêm humor tendem a conduzir a níveis mais elevados de confiança e satisfação, a rendimentos conjuntos mais elevados e a rendimentos individuais mais elevados.
7. Explique explicitamente as suas emoções: "Estou ansioso pelo nosso progresso.
8. Verifique regularmente com os seus interlocutores como se sentem: "Tenho a sensação de que a minha última proposta o incomodou. Isso é verdade?"
9. Sempre que possível, encontre-se pessoalmente ou pegue no telefone de vez em quando para fazer um check-up emocional. Esta pequena ação pode ter um retorno exponencial na eficácia das negociações.
10. Faça perguntas para mostrar o seu interesse e preocupação. No entanto, penso que nem todas as perguntas têm de estar relacionadas com o negócio em questão. Se souber que o parceiro da outra pessoa enfrentou recentemente um cancro, por exemplo, falar um pouco sobre um incidente semelhante na sua própria família pode criar uma ligação ou uma ponte para uma compreensão mais profunda.

Certifique-se de que as negociações por correio eletrónico fazem parte da sua caixa de ferramentas de negociação estratégica

As negociações por correio eletrónico podem oferecer uma série de vantagens. São mais cómodas e poupam tempo do que as conversações presenciais ou mesmo telefónicas. Especialmente em casos complexos, as negociações por correio eletrónico podem ser muito precisas e não se pode dar demasiada informação... especialmente quando se trata de uma contraparte experiente!

Considere os estudos que destacam potenciais problemas com as negociações por correio eletrónico, mas tenha mais em conta antes de decidir rejeitar o correio eletrónico como uma ferramenta potencial. Considere as questões de poder e estatuto, reveja as 10 sugestões acima indicadas e, em seguida, tome a sua decisão em conformidade. Há alturas em que o correio eletrónico é preferível a outras formas de negociação. Conheça esses momentos e tire partido deles.