A negociação é um método através do qual as pessoas resolvem diferenças. É um processo através do qual se chega a um compromisso ou acordo, evitando discussões e litígios.
Em caso de desacordo, é compreensível que as pessoas procurem obter o melhor resultado possível para a sua posição (ou talvez para uma organização que representam). No entanto, os princípios da justiça, da procura de benefícios mútuos e da manutenção de uma relação são a chave para um resultado bem sucedido.
As formas específicas de negociação são utilizadas em muitas situações: negócios internacionais, sistema jurídico, governo, conflitos laborais ou relações domésticas, por exemplo. No entanto, as competências gerais de negociação podem ser adquiridas e aplicadas numa vasta gama de actividades. As competências de negociação podem ser muito úteis na resolução de diferenças que surjam entre si e os outros.
Fases da negociação
Para alcançar um resultado desejável, pode ser útil seguir uma abordagem estruturada da negociação. Por exemplo, numa situação de trabalho, pode ser necessário organizar uma reunião em que todas as partes envolvidas se possam encontrar.
O processo de negociação compreende as seguintes etapas:
- preparação
- Discussão
- Clarificação dos objectivos
- Negociar para obter um resultado vantajoso para todos
- Acordo
- Implementação de um plano de ação.
1. Preparação
Antes de qualquer negociação, deve ser decidido quando e onde se realizará uma reunião para discutir o problema e quem estará presente. A fixação de um prazo também pode ser útil para evitar que os desacordos persistam.
Este passo implica garantir que todos os factos relevantes da situação são conhecidos, de modo a clarificar a sua própria posição. No exemplo de trabalho acima, isto incluiria conhecer as "regras" da sua organização, quem recebe ajuda, quando a ajuda não é considerada apropriada e as razões para as recusas. A sua organização pode ter políticas que pode consultar para preparar a negociação.
Preparar-se antes de discutir o desacordo ajudará a evitar mais conflitos e a perda de tempo desnecessário durante a reunião.
2. Discussão
Durante esta fase, os indivíduos ou membros de cada parte apresentam o caso tal como o vêem, ou seja, o seu entendimento da situação.
As competências-chave nesta fase incluem questionamento, audição e esclarecer.
Por vezes, é útil tomar notas durante a fase de discussão para registar todos os pontos apresentados, caso seja necessário um esclarecimento. É extremamente importante ouvir, porque quando há desacordo é fácil cometer o erro de falar demasiado e ouvir pouco. Cada parte deve ter a mesma oportunidade de apresentar o seu caso.
3. Clarificar os objectivos
A discussão deve permitir clarificar os objectivos, os interesses e os pontos de vista de ambas as partes em desacordo.
É útil enumerar estes factores por ordem de prioridade. Com esta clarificação, é muitas vezes possível identificar ou estabelecer pontos comuns. A clarificação é uma parte essencial do processo de negociação, sem a qual é provável que haja mal-entendidos que podem causar problemas e obstáculos à obtenção de um resultado benéfico.
4. Negociar com vista a um resultado vantajoso para todos
Esta fase centra-se no que é conhecido como um resultado "win-win", em que ambas as partes sentem que ganharam algo de positivo com o processo de negociação e ambas sentem que o seu ponto de vista foi tido em consideração.
Um resultado vantajoso para todos é geralmente o melhor resultado. Embora nem sempre seja possível, através da negociação, este deve ser o objetivo final.
Nesta fase, devem ser consideradas sugestões de estratégias e compromissos alternativos. Os compromissos são frequentemente alternativas positivas que podem trazer mais benefícios para todas as partes envolvidas do que manter as posições originais.
5. Acordo
É possível chegar a um acordo depois de compreendidos os pontos de vista e os interesses de ambas as partes.
É essencial que todas as partes envolvidas mantenham um espírito aberto para chegarem a uma solução aceitável. Qualquer acordo deve ser perfeitamente claro para que ambas as partes saibam o que foi decidido.
6. Implementação de um plano de ação
Após o acordo, deve ser implementado um curso de ação para executar a decisão.
Ver as nossas páginas: Pensamento estratégico e Plano de ação para mais informações.
Violação do acordo
Se o processo de negociação for interrompido e não for possível chegar a um acordo, deve ser agendada uma nova reunião. Deste modo, evita-se que todas as partes sejam arrastadas para discussões ou argumentos acalorados, o que não só faz perder tempo como também pode prejudicar as relações futuras.
Na reunião seguinte, as etapas de negociação devem ser repetidas. Quaisquer novas ideias ou interesses devem ser tidos em conta e a situação deve ser revista. Nesta fase, pode também ser útil procurar outras soluções alternativas e/ou trazer outra pessoa para a mediação.
Ver a nossa página em Competências de mediação para mais informações.
Negociação informal
Há alturas em que é necessário negociar de forma mais informal. Nesses casos, quando surge uma diferença de opinião, pode não ser possível ou adequado passar pelas fases formalmente estabelecidas.
No entanto, recordar os pontos-chave das fases formais da negociação pode ser muito útil em várias situações informais.
Em qualquer negociação, os três elementos seguintes são importantes e podem afetar o resultado final:
- Atitudes
- Conhecimento
- Competências pessoais
Atitudes
Todas as negociações são fortemente influenciadas pelas atitudes subjacentes ao próprio processo, por exemplo, as atitudes em relação às questões e personalidades envolvidas no caso específico, ou as atitudes relacionadas com a necessidade de reconhecimento pessoal.
Tenha sempre em mente que:
- As negociações são não Um espaço para criações individuais.
- Pode haver ressentimento quanto à necessidade de negociar por parte de quem tem autoridade.
- Certas características da negociação podem influenciar o comportamento de uma pessoa, por exemplo, algumas pessoas podem tornar-se defensivas.
Conhecimento
Quanto mais souber sobre as questões em causa, mais poderá participar no processo de negociação. Por outras palavras, uma boa preparação é essencial.
Faça os seus trabalhos de casa e recolha o máximo de informação possível sobre os problemas.
Além disso, é necessário compreender a forma como as questões são negociadas, uma vez que a negociação exigirá métodos diferentes em situações diferentes.
Competências pessoais
Boas competências interpessoais são essenciais para negociações eficazes, tanto em situações formais como em negociações menos formais ou individuais.
Estas competências incluem:
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