Comment négocier par email ?

Selon Adobe Étude d’utilisation du courrier électronique 2019, un américain moyen passe plus d’un tiers de la journée moyenne d’un employé de bureau  sur sa boîte de réception de courrier électronique.

Certes, bon nombre de ces heures sont consacrées à des négociations, même si ces activités de négociation sont brèves et se déroulent d’un côté comme de l’autre.

Et cela soulève une question intéressante:

Les négociations par e-mail sont-elles efficaces ? Et, s’ils le sont … ne pourriez-vous pas vous épargner une tonne de frais de voyage en profitant de l’habitude de messagerie déjà enracinée?

Est-il possible que les négociations par e-mail soient encore plus efficaces qu’en face à face?

Parlons-en.

L’inconvénient des négociations par e-mail

S’il ne fait aucun doute que les négociations par e-mail permettraient aux négociateurs d’économiser du temps et de l’argent, il y a des obstacles à surmonter.

Les e-mails ont tendance à être plus agressifs et intéressés. Les gens ont réduction du sentiment d’obligation sociale dans les interactions par e-mail et l’humour s’effrite ou est mal interprété. Le courrier électronique ne nécessite pas de rituels de courtoisie (le petit discours qui précède les négociations en personne), et cela ouvre la voie à moins de confiance.

Le phénomène de « biais de feu » rend les commentaires et remarques incendiaires huit fois plus probables dans les e-mails que dans les interactions en face à face.

Autres biais Négociations par e-mail, y compris le sinistre biais d’attribution: la tendance des communicateurs électroniques à attribuer de mauvaises intentions à des gens qu’ils ne connaissent pas. Les négociateurs par e-mail sont vous êtes plus susceptible de soupçonner que l’autre partie ment, même s’il n’y a pas de base factuelle,

L’anonymat visuel et la distance à distance diminuent la probabilité de négocier la fidélité (règle de continuation), ce qui rend plus probable que les négociateurs abandonnent la négociation actuelle. Cela signifie que les négociations par courrier électronique ont une incidence d’impasse plus élevée.

Nous sommes moins aptes à transmettre nos émotions par e-mail que nous le pensons. Une étude a montré Deux codeurs de données formés, qui ont étudié indépendamment les mêmes transcriptions des négociations par courrier électronique, ont convenu des émotions (empathie, honte, colère, intérêt et mépris) que les participants ont exprimées seulement environ 22% du temps.

Les gens sont plus susceptible de mentir par e-mail qu’avec un stylo et du papier. Cela semble particulièrement étrange, car les documents numériques peuvent être encore plus disponibles pour la récupération que les documents papier; cependant, les gens se sentent moralement déconnectés.

Pour les négociateurs occupés, il est beaucoup plus facile d’ignorer un e-mail que de se retirer lorsqu’il est approché personnellement. De plus, le temps nécessaire pour terminer une tâche est plus long dans les e-mails que dans les interactions en face à face, probablement parce que les gens parlent beaucoup plus vite qu’ils n’écrivent.

Dans l’ensemble, les recherches nous indiquent que les négociations par e-mail sont gêné par Diminution des commentaires, signaux sociaux minimisés, e-mails excessivement longs et tendance à la colère.

Cependant, rien de tout cela ne signifie que les négociations par e-mail ne devraient jamais être envisagées. Parce que, en fait, les négociations par e-mail présentent des avantages potentiels.

Égalisation de statut et autres avantages des négociations par e-mail

Il y a une vue de « l’autre côté de la médaille » au sujet des négociations par courrier électronique. Alors que les études précédentes semblent terribles, il y en a d’autres qui offrent de l’espoir.

Voici quelques-uns de ceux-ci:

Les négociateurs qui ne s’étaient jamais rencontrés ont été invités à recevoir un bref appel téléphonique schmoozing avant de commencer la négociation uniquement par email. Le simple fait de discuter et d’échanger des informations qui ne sont pas liées à la tâche à accomplir (il leur était interdit de parler de négociation) a créé une bonne relation. Les attitudes ont changé. Les négociateurs étaient moins compétitifs et plus coopératifs. La confiance s’est développée et des gains communs plus élevés ont été obtenus.

D’abord, puis, un appel téléphonique pré-échange peut augmenter le goût et la relation, résultant en dans des affaires plus rentables.

Ensuite, considérez que juste un discours lors de réunions en petits groupes:

• Dans un groupe de quatre personnes, deux des membres parlent 62% ou plus du temps
• Dans un groupe de six personnes, trois parlent 70% ou plus du temps
• Dans un groupe de huit personnes, trois parlent 70% ou plus du temps

Lorsque les groupes se rencontrent face à face, les hommes sont cinq fois plus susceptibles que les femmes de faire une première proposition de décision. Lorsque ces mêmes groupes communiquent par messages, les femmes font la première proposition aussi souvent que les hommes.

Lors des réunions en face à face, le chef de table parle davantage, même quand L’ordre des sièges est arbitraire. L’État prédit la domination. Les personnes de niveau supérieur ont tendance à parler davantage: les managers parlent plus que leurs subordonnés et les hommes parlent plus que les femmes. Globalement, la quantité d’engagement sera moindre dans les messages par rapport à la communication en face à face, mais les contributions des membres seront plus pareil.

Les indices de statut traditionnels manquent dans le commerce électronique, ce qui signifie que les personnes dynamiques et charismatiques ont moins d’impact. Les différences de puissance et de statut sont minimisées. Les signes d’état tels que les vêtements, les manières, l’âge et le sexe sont absents. L’absence de ces signaux conduit les gens à répondre plus ouvertement et avec moins d’hésitation. Les gens sont moins susceptibles de se conformer aux normes sociales lorsqu’ils interagissent virtuellement. Voyez-vous comment le commerce électronique peut servir d’égaliseur?

Donc, si vous êtes en position de pouvoir et de statut, vous feriez mieux de négocier face à face parce que l’autre partie ne peut pas contre-argumenter aussi efficacement qu’elle le peut.

Lorsque des personnes ayant différents niveaux de pouvoir négocient (comme dans le cas d’un patron et d’un subordonné), la négociation par e-mail peut minimiser leur conscience d’un déséquilibre de pouvoir et promouvoir des résultats plus équitables. Ceux qui occupent des positions traditionnellement faibles devenir plus puissant par communication par e-mail.

Top 10 des négociations par e-mail réussies

Tous pris en considération, voici une liste de contrôle en 10 points que vous pouvez utiliser pour votre prochaine négociation par e-mail:

1. Demandez aux négociateurs de se rencontrer personnellement pour établir une bonne relation et instaurer la confiance. Cela peut être fait en direct ou par vidéoconférence.
2. Avant d’envoyer un e-mail, lisez-le à haute voix sur le ton le plus négatif. Transmet-il vraiment ce que vous voulez dire et comment vous voulez le dire? En cas de doute, veuillez enregistrer l’e-mail en tant que brouillon et le reconsidérer avant de l’envoyer.
3. Bavarder avant de négocier Même un court discours sans rapport peut mener à un accord. Parler brièvement des intérêts et des passe-temps peut changer le ton de toute la conversation.
4. N’envoyez jamais d’e-mail lorsque vous êtes en colère (ou ivre …). Enregistrer une gomme (à reconsidérer lorsque vous vous êtes calmé ou sobre) peut sauver vos fesses.
5. Dites à l’autre personne quelque chose sur vous qui n’est pas lié aux affaires. Par exemple, vous pouvez fournir un contexte lié à votre environnement: « J’aime la façon dont le bureau se calme après cinq heures. »
6. Commencez par l’humour. Les transactions par courrier électronique qui contiennent de l’humour ont tendance à conduire à des niveaux de confiance et de satisfaction plus élevés, à des revenus conjoints plus élevés et à des revenus individuels plus élevés.
7. Expliquez vos émotions de manière explicite: « Je suis impatient de nos progrès. »
8. Vérifiez régulièrement auprès de vos homologues ce qu’ils ressentent: «J’ai le sentiment que ma dernière proposition vous a dérangé. Est-ce exact? »
9. Rencontrez-vous en personne ou décrochez le téléphone de temps en temps pour un examen émotionnel, dans la mesure du possible. Cette petite action peut fournir un retour exponentiel sur l’efficacité des négociations.
10. Posez des questions pour montrer votre intérêt et votre inquiétude. Cependant, je ne pense pas que toutes les questions aient à voir avec l’entreprise en question. Si vous savez que le conjoint de l’autre personne a récemment été confronté à un cancer, par exemple, parler un peu d’un incident similaire dans votre propre famille peut créer un lien ou un pont vers une compréhension plus profonde.

Assurez-vous que les négociations par e-mail font partie de votre boîte à outils de négociations stratégiques

Les négociations par e-mail peuvent offrir un certain nombre d’avantages. Ils sont plus pratiques et permettent de gagner du temps que les conversations en face à face ou même par téléphone. Surtout dans les affaires complexes, les négociations par e-mail peuvent être très précises, et vous n’en donnez pas trop … surtout face à une contrepartie expérimentée!

Envisagez des études qui mettent en évidence des problèmes potentiels avec les négociations par courrier électronique, mais tenez davantage compte avant de décider de rejeter le courrier électronique comme outil potentiel. Tenez compte des problèmes d’alimentation et de statut, passez en revue les 10 conseils énumérés ci-dessus, puis prenez votre décision en conséquence. Le courrier électronique est parfois préférable à d’autres formes de négociation. Apprenez à connaître ces moments et profitez-en.